Posiadanie własnych pojazdów wciąż uważane jest przez wiele firm zajmujących się logistyką jako gwarancja niezawodności, kontroli i efektywności. Jednak ta zasada coraz rzadziej się sprawdza. Bo koszt administracji, utrzymania i rezerwacji nie jest tylko znaczny finansowo – coraz częściej stoi także w sprzeczności z rzeczywistością nowoczesnych procesów logistycznych.
Zwłaszcza gdy floty pojazdów silnie się zmieniają sezonowo lub projektowo, nieużywane okresy postoju lub braki prowadzą do niepotrzebnych kosztów i dodatkowego organizacyjnego wysiłku. Co więcej, związanie kapitału poprzez zakupione lub leasingowane pojazdy jest długoterminowo wysokie – podobnie jak ryzyko stawiania na przestarzałe struktury flotowe w przypadku zmian rynkowych lub technologicznych. Czy to nowe wymagania, takie jak niskoemisyjna logistyka miejska, transporty w kontrolowanej temperaturze czy krótkoterminowe wzrosty zamówień: Klasyczna flota rzadko dostarcza odpowiedniego rozwiązania.
Od uzupełnienia luk po narzędzie zarządzania
Pojazdy wynajmowane oferują sprawdzoną alternatywę, która wykracza daleko poza okazjonalne wypełnianie braków. Właściwie używane, umożliwiają dostosowanie floty do potrzeb – bez długoterminowego związania kapitału czy sztywnych okresów umów. Firmy logistyczne mogą w ten sposób elastycznie reagować na sezonowe szczyty, nowe projekty lub zmiany w zasobach ludzkich, nie musząc całkowicie zmieniać swojej strategii inwestycyjnej i flotowej. W tej kwestii wyróżnia się różne modele.
1. Krótkoterminowy wynajem – maksymalna elastyczność w codziennej działalności
Krótkoterminowy wynajem jest szczególnie przydatny wtedy, gdy czasowo potrzebne są dodatkowe pojazdy – na przykład przy nieprzewidzianych szczytach zamówień, awariach pojazdów czy dodatkowych potrzebach projektowych. Zwłaszcza w logistyce ekspresowej, gdzie krótkoterminowe działania są normą, zdolności można szybko i bezproblemowo skalować.
Czas trwania wynosi zwykle od kilku dni do maksymalnie miesiąca, co zapewnia szczególnie wysoką adaptacyjność – na przykład przy spontanicznych dodatkowych zamówieniach lub tymczasowym wzmocnieniu przewozów wahadłowych między
hubami. Także dla logistyków z silnie zmieniającym się obciążeniem tras, na przykład w handlu online lub branży eventowej, krótkoterminowy wynajem jest ekonomicznie rozsądną alternatywą – zwłaszcza że często nie ma tu stałych ograniczeń kilometrów, a pojazdy mogą być użytkowane i rozliczane na dzień.
2. Wynajem długoterminowy – planowana mobilność bez związania kapitału
Gdy potrzeby mobilnościowe trwają przez kilka miesięcy, warto rozważyć wynajem długoterminowy. Wypełnia on lukę między krótkoterminowymi potrzebami a długoterminowym związaniem floty – na przykład przy uruchamianiu nowych lokalizacji, testowaniu nowych koncepcji dostaw czy zatrudnianiu nowych pracowników w okresie próbnym. Okresy wynajmu są tu elastycznie wybierane (zwykle od miesiąca), rozliczenie odbywa się także na dzień, co jest szczególnie korzystne przy transportach projektowych czy ograniczonych relacjach umownych.
Przykład z praktyki: Firma logistyczna otrzymuje zlecenie na tymczasowe zaopatrzenie zespołu szpitali w towar wymagający chłodzenia. Zamiast inwestować w nowe pojazdy specjalistyczne, zaspokaja zapotrzebowanie przez kilka miesięcy wynajmowanymi chłodniami – indywidualnie wyposażonymi i dokładnie skonfigurowanymi do aplikacji. Dzięki temu koszty i elastyczność pozostają w równowadze.
3. Modele subskrypcyjne samochodów – planowanie średnioterminowe z niską złożonością
Pomiędzy krótkoterminowym a długoterminowym wynajmem znajdują się tak zwane subskrypcje samochodowe. Łączą one przypisanie pojazdu z średnioterminowym okresem wynoszącym od sześciu do dwunastu miesięcy – idealnie dla firm, które w ciągu roku mają przewidywalne potrzeby, na przykład do trwałego wzmocnienia załogi kierowców lub w ramach nowych zobowiązań umownych.
Zaletą w porównaniu do klasycznego wynajmu jest to, że przypisywany jest tu konkretny model pojazd – z serwisem, ubezpieczeniem, a czasami nawet serwisem opon. To odciąża zarządzanie flotą i umożliwia klarowną kalkulację całkowitych kosztów. Również przy planowaniu pojazdów elektrycznych w miejskim transporcie dostawczym subskrypcja może być
opcją wejścia pozbawiającą ryzyka.
Indywidualne rozwiązania zamiast jednolitej floty
Kluczowym czynnikiem sukcesu przy integracji modeli wynajmu w istniejące struktury flotowe jest możliwość personalizacji. Firmy logistyczne często mają bardzo specyficzne wymagania – dotyczące pojemności ładowania, chłodzenia, napędu czy wyposażenia. Nowoczesne modele wynajmu umożliwiają szeroką konfigurację: od transportera o podwyższonym dachu i ściance działowej po wózek dostawczy z kamerą cofania i systemem nawigacji.
Dostosowanie warunków ubezpieczenia, na przykład przez różne stopnie udziału własnego lub dodatkowe opcje ochrony, może także przyczynić się do optymalizacji ekonomicznej. Ponadto można myśleć o strategiach flotowych w sposób modułowy – na przykład przez połączenie stałej floty podstawowej dla podstawowych potrzeb z elastyczną flotą wynajmowaną do szczytów i specjalnych wymagań. Kto przy tym celowo różnicuje się pomiędzy krótkoterminowym wynajmem, długoterminowym wynajmem a modelami subskrypcyjnymi, może obniżyć koszty operacyjne, a jednocześnie podnieść jakość obsługi.
Elektromobilność: sensowne, gdy jest strategicznie osadzone
Również przejście na alternatywne napędy można efektywnie wspierać dzięki modelom wynajmu. Podczas gdy budowa własnej infrastruktury ładowania często stanowi przeszkodę, wynajmowane pojazdy elektryczne mogą w fazie przejściowej stanowić środowisko testowe pozbawione ryzyka – na przykład dla logistyki miejskiej czy określonych tras krótkodystansowych. Sensowne jest tutaj posiadanie hybrydowej strategii flotowej: pojazdy elektryczne na ostatnie mile, napędy konwencjonalne na długie trasy czy szczególnie wymagające transporty.
Ważne jest, by zmiana nie była myślana w izolacji, ale jako część całościowego koncepcji mobilności. Rozwiązania wynajmu oferują potrzebną elastyczność, aby nowe technologie integrować w praktyce bez strategicznych błędnych decyzji czy kosztownych eksperymentów.
W trzech krokach do elastycznej strategii flotowej
Dla firm logistycznych mających swoją własną flotę pojazdów, profesjonalne modele wynajmu przynoszą wiele strategicznych korzyści, jednak przejście powinno być dobrze zaplanowane. W praktyce
sprawdziły się trzy kroki:
- Analiza potrzeb: Jakie usługi transportowe są wymagane na stałe, a które tylko tymczasowo? Gdzie występują sezonowe lub projektowe wahania? Jakie wymagania stawiają klienci, kierowcy i ustawodawcy wobec pojazdów?
- Wybór modelu i miks: Który model wynajmu nadaje się do jakiego celu? Gdzie abonament lub wynajem długoterminowy może pokryć podstawowe potrzeby, a gdzie wystarczy elastyczny wynajem krótkoterminowy? Optymalny miks jest indywidualny i dynamiczny.
- Integracja procesów: Modele wynajmu ujawniają swoje pełne korzyści tylko, gdy są bezproblemowo zintegrowane z istniejącymi procesami, na przykład poprzez narzędzia do cyfrowej rezerwacji, procesy przekazywania, raportowanie czy oprogramowanie do zarządzania flotą.
Podsumowanie
Sztywna flota jest kosztowna i często nieefektywna. Modele wynajmu dają firmom logistycznym szansę na przemyślenie mobilności – jako skalowalnego, dostosowanego do potrzeb narzędzia z wyraźnymi zaletami w zakresie kontroli kosztów, elastyczności i bezpieczeństwa przyszłości. Kto jest gotów krytycznie przeanalizować swój własny miks mobilności i strategicznie go zredefiniować, może nie tylko unikać operacyjnych wąskich gardeł, ale także długoterminowo wzmacniać swoją konkurencyjność.
Autor
Nima Kalantari jest dyrektorem zarządzającym Starcar GmbH i członkiem zarządu Starcar Europa Service Group AG. W trakcie swojej kariery pracował jako agent ds. sprzedaży wynajmu, menedżer ds. kluczowych klientów oraz dyrektor ds. sprzedaży, dzięki czemu zna doskonale zarówno operacyjną działalność, jak i ogólne rozwój branży. Ten doświadczony ekspert ds. mobilności wie, na co zwracać uwagę operatorzy flot i na co zwracać uwagę w kontekście wynajmu pojazdów.
Starcar zbudowała swoją pozycję przez trzy dekady jako jedna z największych wypożyczalni samochodów w Niemczech, dysponując prawie 100 oddziałami Starcar i ponad 500 stacjami partnerskimi holdingu macierzystego. W obrębie biznesu korporacyjnego i klientów indywidualnych Starcar jest główną marką Starcar Europa Service Group
